10 consejos para gestionar proyectos

1.Definir los objetivos y expectativas

Cada cliente o implicado en el proyecto puede tener diferentes objetivos y expectativas, y el éxito del proyecto dependerá de su consecución. Por ello el primer paso para gestionar proyectos es averiguar cuáles son, y conseguir definirlos en detalle y de manera formal por escrito

2. Comunicarse con los stakeholders

Los stakeholder son todas aquellas personas que están afectadas por el proyecto y/o puede afectarlo. Por tanto es muy importante identificarlos desde el inicio y asegurarnos que estamos gestionando correctamente aquellos más importantes. Esta gestión debe incluir su identificación, definición de la forma en que pueden influir y expectativas, y fomentar una comunicación adecuada que fomente que cada stakeholder se comporte de la forma que queremos respecto al proyecto.

3. Planificar con suficiente detalle

Los atrasos son uno de los principales motivos de insatisfacción y fracaso de los proyectos, por lo que para gestionar proyectos correctamente debemos cumplir con los plazos. Para ello es recomendable descomponer el proyecto en tareas individuales que sean fáciles de cuantificar y estimar, lo que dará un mayor grado de precisión a la planificación. Durante la ejecución, disponer de una planificación detallada nos permitirá conocer los posibles atrasos antes y nos dará mayor capacidad para definir contramedidas.

4. Gestionar por hitos

Un problema en muchos proyectos es la coordinación de tareas entre los diferentes implicados, los cuales muchas veces disponen de sus propios cronogramas o no prestan la debida atención al cronograma integrado del proyecto debido a su complejidad. En estos casos, una buena solución es definir hitos en aquellos puntos de interacción entre los principales implicados, de tal forma que cada integrante tenga una data concreta para completar su paquete de trabajo, dejándole a él la gestión detallada de sus tareas. Esta lista de hitos también facilita la tarea de gestionar proyectos, ya que destaca cuales son aquellas fechas o entregas más importantes, y por tanto en las que debemos focalizar nuestros esfuerzos para garantizar el éxito del proyecto.

5. Fomentar la comunicación

No podemos olvidar que cualquier proyecto está ejecutado por un conjunto de personas, las cuales deberemos coordinar para llegar a los objetivos definidos. Uno de los aspectos más importantes para gestionar proyectos es la comunicación, la cual debe ser bidireccional: del director del proyecto hacia el equipo, cliente e interesados, y en sentido contrario. Con ello no solo conseguimos informar de lo que vamos a hacer o queremos hacer, sino que recibiéremos información de si se ha hecho y la evolución de los trabajos, lo cual es clave para controlar y conseguir el éxito del proyecto

6. Gestionar los cambios

La falta de control sobre los cambios en el alcance es un motivo de fracaso, por tanto para garantizar el éxito del proyecto deberemos aplicar una correcta gestión de cambios. No debemos olvidar que el objetivo del proyecto es cumplir con el alcance definido inicialmente, ni más ni menos, por lo que cualquier modificación sobre este alcance debe evitarse o hacerse pasar por el correspondiente proceso de análisis y aprobación. De no ser así, los incrementos en el alcance nos conducirán a sobrecostes y atrasos.

7. Gestionar la calidad

Aunque tradicionalmente gestionar proyectos se ha asociado a gestionar el coste, plazo y alcance, cada vez es más importante conseguir la calidad deseada. Por tanto, junto con la definición del alcance deberemos definir los criterios de calidad que este debe cumplir Lo que no debemos hacer es decir que la calidad será lo más alta posible, ya que a mayor calidad mayor coste, aparte de no ser un objetivo definido, por lo que debemos definir su nivel para poder definir los costes que deberemos asumir, y ser capaces de gestionarla y medirla. Para ello es necesario que el proyecto cuente con un plan de calidad, el cual define los criterios y niveles a conseguir, y define como se hará su control y seguimiento.

8. Anticiparse a los riesgos

Se suele decir que es mejor prevenir que curar, lo cual también es aplicable en proyectos cuando hablamos de sus riesgos. Por tanto, será importante que estemos siempre alerta a los posibles riesgos que puedan aparecer y afectar el éxito del proyecto, de tal forma que podamos anticiparnos en la definición de contramedidas o formas de evitarlos. Aunque existen diferentes maneras formales para identificar los riesgos, la más útil y simple de aplicar es la comunicación; ya que normalmente los expertos en la materia o los compañeros con más experiencia son los que pueden ayudarnos a identificar riesgos.

9. Oficializar las entregas

En cualquier proyecto vamos a tener entregas parciales y finales que van a estar relacionadas con los objetivos, y que su consecución marcará el avance, la facturación y el éxito del proyecto. Por ello es importante que estas entregas se hagan de forma oficial y sean aceptadas por el cliente. De esta forma estaremos seguros de haber cumplido con la entrega, y por tanto, que el proyecto puede continuar sin riesgo de volver para atrás, y que podemos facturar en el caso de que esta esté relacionada con un hito de facturación.

10. Crear y gestionar el equipo

Cómo se ha comentado anteriormente, los proyectos están ejecutados por personas, por tanto la correcta selección y desarrollo de estas personas será clave para gestionar proyectos correctamente. Por ello debemos siempre procurar conseguir las personas adecuadas y del mayor nivel posible con los recursos de que disponemos, evitando economizar con la contratación de equipos de bajo nivel o insuficientes para las tareas a realizar. Aunque la planificación muestre que en el proyecto sea factible, si los recursos no son los adecuados, al final este acabará fracasando.