La gestión de proyectos necesita
apoyarse en el uso de técnicas para minimizar errores y aumentar su eficacia.
Entre las metodologías para la gestión de proyectos más comúnmente empleadas se
encuentran: el Diagrama de Gantt, Pert/CPM y el Método de la Cadena Crítica.
Cada una de ellas cuenta con sus ventajas e inconvenientes, pero todas suponen
una gran ayuda a la hora de planificar y administrar recursos de la mejor
manera y también en lo referente a controlar la evolución del proyecto.
El Diagrama de Gantt y la gestión de proyectos
El Diagrama de Gantt lleva
utilizándose durante cerca de siete décadas y es una de las más famosas metodologías
para la gestión de proyectos. La simplicidad de su estructura y lo manejable de
su planteamiento lo configuran como la herramienta ideal tanto para quienes
están iniciándose en la Dirección de Proyectos como para quienes ya cuentan con
una nutrida experiencia en el project management. El Diagrama de Gantt como
metodología para la gestión de proyectos, podría resumirse así:
Se compone de dos ejes donde se
recogen las tareas y actividades que componen un proyecto y se asocian a un
cronograma, quedando reflejada su duración, momento de inicio y plazo de
entrega previsto.
En este eje de coordenadas también hay espacio
para marcar las distintas fases que forman el proyecto y para resaltar los
eventos o acontecimientos que suponen un hito reseñable para los participantes
en el mismo.
Las principales dificultades del Diagrama de
Gantt se derivan del establecimiento de prioridades y la detección de
dependencias entre actividades.
Aporta una visión clara y realista de la
situación pero requiere e actualización continua para garantizar su validez.
Su aplicación no es recomendable para
proyectos sujetos a muchos cambios, porque no les resultaría de utilidad; ni
para los que se basan en un planteamiento demasiado sencillo, ya que incorporar
esta metodología complicaría innecesariamente la gestión.
Pert/ CPM, aliados en la gestión de proyectos
Pert es una de las metodologías
para la gestión de proyectos más utilizadas, en especial porque suele actuar
como complemento de CPM y del Diagrama de Gantt. Esta técnica consiste en:
Determinar las actividades en que
se desglosa el proyecto, sus dependencias y su duración para aplicar una
función probabilística que ayude a calcular el tiempo total de ejecución en
base a una perspectiva optimista, pesimista o normal que, combinadas permiten
determinar el tiempo estimado para cada actividad.
Con los datos obtenidos se puede diseñar una
malla compuesta por nodos que permite determinar la ruta crítica y su
desviación estándar, así como la varianza para cada actividad.
Esta metodología resulta muy práctica cuando
el proyecto combine actividades que se ejecutan en secuencia y en paralelo.
CPM, el Camino de la Ruta Crítica
muestra la trayectoria óptima de un proyecto y sus actividades. Hallar este
recorrido simplifica la gestión del proyecto, sin embargo, basarse sólo en esta
herramienta resulta arriesgado ya que no contempla la incertidumbre. Otros
aspectos que se deben conocer acerca de CPM son:
Conociendo las actividades que
componen el proyecto, sus prioridades y sus dependencias pueden asociarse a un
plazo determinado. De esta forma, es posible establecer los recursos necesarios
en cada caso y distribuir las cargas de trabajo.
Con estos datos se puede
visualizar la ruta crítica, que se calculará en función de las actividades
sucesivas cuya holgura sea igual a cero.
En su aplicación ha de tenerse en
cuenta que puede existir más de una ruta crítica y que es fundamental la
actualización.
Gestión de proyectos por el Método de la Cadena Crítica
El Método de la Cadena Crítica es
el más joven de todas las metodologías para la gestión de proyectos propuestas
y, sin embargo, la más aplaudida por sus excelentes resultados en cuanto a la
gestión de proyectos. Está especialmente indicado para proyectos complejos por
su cualidad de simplificar el seguimiento y control a ejercer. Los aspectos más
destacables de esta técnica son:
Facilita el establecimiento de prioridades y
la toma de decisiones.
Garantiza una efectiva protección de proyecto.
Su funcionamiento se basa en la detección de
las actividades que marcan la duración máxima del proyecto, que pasan a ser
consideradas como actividades críticas.
Para lograr la eficiencia se reducen los
plazos estimados para la consecución de las actividades, según el planning
inicial y, en su lugar, se establecen amortiguadores de tiempo que se sitúan en
puntos estratégicos.
Pueden distinguirse tres tipos de
amortiguadores (de proyecto, de alimentación y de recurso), cada uno de los
cuales cuenta con una función de protección distinta, siendo todas ellas
complementarias y necesarias.
La forma de controlar el
desarrollo del proyecto se reduce a monitorizar la velocidad de consumo de los
buffers y tomar las acciones necesarias cuando convenga
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